Quel que soit le secteur de votre activité, il est important que vous assuriez votre secrétariat téléphonique. En effet, l’accueil téléphonique fait partie des services indispensables pour toute entreprise et il se doit d’être impeccable pour transmettre une image positive et professionnelle aux prospects. C’est d’ailleurs le principal moyen d’interaction que vous aurez avec vos clients et la plupart des entreprises favorisent l’externalisation des appels pour garantir leur prospérité et se concentrer sur son cœur de métier. Si vous n’êtes pas convaincu, voici 4 avantages de faire appel à un service de secrétariat téléphonique pour votre entreprise.
Une réelle permanence téléphonique
En tant qu’entrepreneur, vous devez être rapide et efficace pour répondre à une clientèle exigeante. Actuellement, le client n’a plus le temps d’attendre et il a besoin d’être écouté, pris en considération et mis en confiance. D’ailleurs lorsqu’un client contacte un service d’assistance, il veut être en contact avec un professionnel à n’importe quel moment de la journée et de jour de la semaine.
Quelque soit votre domaine d’activité, pour rester dans la concurrence, votre entreprise doit rester active en permanence et afficher une disponibilité 24 h/24 et 7j/7. En milieu médical par exemple, la meilleure façon de procéder est de faire appel à un télésecrétariat médical qui est spécialisé dans le domaine du télésecrétariat à distance.
Une solution économique pour son entreprise
Une des principales raisons pour lesquelles les entreprises optent pour l’externalisation des appels est la réduction des coûts professionnels. En effet, l’outsourcing est connu pour les économies qu’il permet de réaliser au sein de l’entreprise vous donnant ainsi l’occasion de faire 30 à 60 % d’économie sur vos dépenses. Cela s’explique par le fait que :
vous n’avez plus besoin de personnel pour gérer les appels se traduisant donc par l’absence de charges salariales ;
vous n’avez plus à gérer la formation des téléopérateurs ou les congés payés étant donné que le prestataire prendra en charge la main d’œuvre ;
vous ne serez pas responsable des équipements liés à la gestion des appels téléphoniques externalisés.
Une technologie performante
Grâce à l’externalisation de ce service, vous n’aurez pas à installer des espaces de travail supplémentaires dans vos bureaux étant donné que les appels seront pris en charge par votre prestataire dans ses locaux. Comme il s’agit de son domaine de prédilection, il utilise une meilleure technologie et de nouvelles techniques de communication pour assurer une bonne prise en charge de vos prospects.
Vous n’aurez donc plus à investir dans des logiciels avancés. Cependant même si vous avez tous les outils nécessaires et avancés pour la prise d’appel, il ne faut pas oublier que la technologie ne vaut rien sans de bonnes ressources humaines.
Des opérateurs qualifiés
Les clients ne veulent pas converser avec des robots et ils préfèrent interagir avec de vrais spécialistes qui sont capables d’être à leur écoute et fournir les solutions adéquates à leur demande ou leur problème. En plus d’être une solution rentable pour vous, le secrétariat téléphonique externalisé s’avère très efficace pour prendre en charge un nombre d’appels conséquents.
Il est d’ailleurs conseillé de vous rapprocher d’un prestataire avec de nombreuses années d’expérience, car les agents qui sont localisés dans ce genre de call center savent gérer une grande variété de clients et sont formés pour prendre en charge un service ou un produit en particulier. Avec de telles compétences, ils peuvent rapidement s’adapter à différents scénarios et ces qualités font d’eux de parfaits ambassadeurs pour votre marque.
Pour que l’expérience soit également plaisante pour chaque client qui appelle, les téléopérateurs d’une permanence téléphonique externalisée prévoient généralement un accueil personnalisé.
